Microsoft SharePoint und ECM

Microsoft SharePoint spielt heute eine große Rolle in der ECM-Geschichte. Laut einer Studie von Forrester Research wurde SharePoint in 78% der Unternehmen für Content Management eingesetzt.
Viele Unternehmen nutzen SharePoint direkt als ECM-System und ersetzen damit ihre bisherigen Systeme. Andere Organisationen mit besonderen ECM-Anforderungen, etwa DoD 5015.2 Records Management, Verwaltung von technischen CAD-Zeichnungen oder Notwendigkeit elektronischer Signaturen, integrieren die SharePoint-Features zur Zusammenarbeit und sozialen Vernetzung mit speziellen ECM-Lösungen.
In beiden Fällen liegt der Schlüssel zum Erfolg einer ECM-Initiative in der Aktzeptanz von SharePoint durch die Benutzer.

ECM-Erfordernisse und -Herausforderungen

ECM-Projekte werden aus verschiedenen Gründen initiiert, zielen aber alle darauf ab, Dokumente effizienter zu nutzen. Daher gelten für alle ECM-Projekte folgende Erfordernisse und Herausforderungen:

harmon.ie-Lösung für Dokumentenmanagement

harmon.ie unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung von Dokumentenmanagement durch folgende Features:

Veröffentlichen von Dokumenten
Einfaches Hochladen von Dokumenten und E-Mails auf SharePoint

Dokumentenmanagement
Weniger Chaos bei der Dokumentenablage durch Senden von SharePoint-Links anstelle von Dateianhängen.

Kategorisierung / Taxonomie
Schrittweise Anleitung für das Eingeben erforderlicher Informationen, um Benutzern das Klassifizieren von Dokumenten zu erleichtern

Zusammenarbeit
Folgen Sie den für Sie wichtigen Bibliotheken und erhalten Sie Benachrichtigungen über die Aktivitäten darin, wie z.B. Änderungen des Dokumentstatus oder Hinzufügen neuer Dokumente

Compliance
harmon.ie berücksichtigt definierte Unternehmensrichtlinien, stellt deren Einhaltung sicher und hilft so den Benutzern, sich an die Richtlinien zu halten.

Suchen und Finden
Dokumente sind leicht wiederzufinden.

Akzeptanz und Benutzerfreundlichkeit
harmon.ie fasst Tools zur Zusammenarbeit und sozialen Vernetzung zusammen und schafft so einen einheitlichen Arbeitsbereich mit einer gemeinsamen Benutzeroberfläche für verschiedene Produkte.

Öffnen

harmon.ie-Lösung für E-Mail-Management

Laut einem Forrester Research-Bericht vom September 2011 ist E-Mail immer noch die am häufigsten benutzte Anwendung in Unternehmen. Daher ist es nicht verwunderlich, dass viele Unternehmen Schwierigkeiten beim Verwalten von E-Mails haben.

Mit harmon.ie nutzen Sie Ihre Investition in SharePoint, ohne neue und teure Archivierungstools anzuschaffen oder weitere „Informationssilos“ zu erzeugen. Durch eine intuitive Drag-&-Drop-Oberfläche können Benutzer eine individuelle Archivierung ihrer Dokumente durchführen, die einem automatischen Prozess überlegen ist.

Veröffentlichen von Dokumenten
Laden Sie Dokumente aus Outlook oder Notes per Drag-&-Drop direkt auf SharePoint hoch.

Speichern Sie Anhänge von E-Mails direkt auf SharePoint
Veröffentlichen Sie Anhänge aus Outlook oder Notes in SharePoint mit Hilfe der Option 'save on send', oder speichern Sie E-Mail-Anhänge direkt von Ihrem Mobilgerät aus.

Drag-&-Drop für E-Mail-Ordner
Laden Sie ganze E-Mail-Ordner per Drag-&-Drop direkt auf SharePoint hoch.

Zuordnen von E-Mail-Kopfzeilen
harmon.ie überträgt Kopfzeilen von E-Mails in SharePoint-Metadaten

Suchen und Finden von E-Mails
Verwenden Sie harmon.ie, um auf SharePoint geteilte E-Mails zu suchen, anzuzeigen, zu bearbeiten und weiterzuleiten.

Akzeptanz und Benutzerfreundlichkeit
Mit harmon.ie erhöht sich die Akzeptanzrate für SharePoint normalerweise innerhalb weniger Monate von 20% auf 80%.

Öffnen